Membuka Kantor Cabang Baru: 6 Tips Sukses untuk Acara Pembukaan yang Berkesan

Membuka kantor cabang baru adalah langkah besar bagi sebuah perusahaan. Biasanya ini dilakukan sebagai usaha untuk ekspansi, pertumbuhan, serta komitmen untuk lebih dekat dengan pelanggan. 

Acara pembukaan kantor cabang baru juga jadi  kesempatan emas untuk memperkenalkan diri kepada komunitas lokal, membangun jaringan, dan meninggalkan kesan pertama yang positif. Inget kan ya sama tagline ini: 

The Grand Entrance Starts Here

Selain itu tau ga sih kalau ternyata dengan membuka kantor cabang baru juga bakalan membuka peluang untuk mengakses sumber daya dan pasar lokal yang unik. Soalnya, dengan mendekatkan diri dengan pasar yang berbeda secara geografis, perusahaan jadi bisa mudah menyesuaikan produk, layanan, dan strategi pemasaran mereka dengan kebutuhan dan preferensi lokal.

Untuk menyelenggarakan acara yang sukses membutuhkan perencanaan dan persiapan matang.  Berikut 6 tips untuk membantu Anda mengadakan acara pembukaan kantor cabang baru yang berkesan dan tak terlupakan:

1. Tetapkan Tujuan dan Susunan Acara yang Jelas

Apa saja sih yang ingin  dicapai dengan acara ini? Misalnya nih, apakah untuk menarik pelanggan baru? Menjalin hubungan dengan komunitas lokal, atau barangkali mempromosikan produk dan layanan dari perusahaan?

Jangan lupa juga tentukan siapa saja yang jadi  target audiens acara dan apa yang mereka harapkan dari acara ini.
Kalau semuanya sudah terpetakan, Buat deh  susunan acara yang menarik dan informatif. Pastikan juga perencanaan  waktu, tempat, dan logistik yang pas antara kesiapan pihak perusahaan dan situasi di lapang, ya.

2. Pilih Lokasi yang Tepat

Ini adalah hal yang tidak boleh diabaikan. Lokasi harus mudah diakses oleh tamu undangan dan mencerminkan citra perusahaan Anda. Jika lokasinya sulit dijangkau, audiens yang disasar malah jadi batal untuk hadir.  Lakukan juga survey on the spot alias survey lapangan untuk mengetahui kapasitas venue acara dan fasilitas yang bisa diberikan untuk mereka selama acara berlangsung. 

Penting juga nih untuk memperhatikan aspek-aspek logistik seperti waktu, tempat, dan kebutuhan teknis.

Selain itu, mempertimbangkan audiens yang akan hadir dan kebutuhan mereka juga krusial. Misalnya, acara nanti akan dihadiri oleh tokoh-tokoh penting dalam industri atau komunitas lokal, susunan acara harus dirancang sedemikian rupa agar dapat memenuhi harapan dan kebutuhan mereka. Semakin memadai dan atraktif tentunya mereka akan bersemangat untuk hadir. 

Oiya, siapkan juga tim kreatif kantor untuk memberi sentuhan dekorasi acara yang estetis, ya. 

3. Siapkan Souvenir yang Berkesan
Simple memang tapi ini juga ga bisa asal milih. Dengan souvenir yang berkesan akan memberikan kesan positif bagi para audiens yang hadir.  Pilihlah souvenir acara kantor  yang berkualitas, relevan dengan jeis produk dan niche/segmen pasar serta memiliki nilai praktis. Misalnya  pulpen, kalender, atau tas jinjing yang dapat digunakan sehari-hari.

Souvenir semacam itu akan lebih cenderung dipertahankan oleh para tamu dan dapat terus mengingatkan mereka akan keberadaan kantor cabang baru dan hubungannya dengan perusahaan.Agar lebih unik, personalisasikan souvenir dengan logo dan nama perusahaan. 

4. Siapkan Tenaga Kerja yang Cukup
Buatlah estimasi  jumlah tenaga kerja yang  mendukung acara  ini bisa berjalan  dengan lancar.
Kalau perlu buatlah serangkai latihan untuk kru acara tentang protokol dan prosedur yang berlaku serta product knowledge yang mumpuni. 

Kecakapan mereka saat melayani pertanyaan audiens akan semakin menambah kesan positif bagi perusahan.  Kecakapan yang dibutuhkan misalnya cara berinteraksi dengan tamu undangan, kemampuan komunikasi yang efektif, atau pengetahuan tentang produk atau layanan yang ditawarkan oleh perusahaan. 

5. Siapkan Area Khusus untuk Karangan Bunga
Karangan bunga adalah simbol penghormatan dan selamat datang bagi tamu yang datang.Siapkan area khusus untuk menempatkan karangan bunga dengan estetika yang menarik. Pastikan area tersebut terlihat oleh tamu undangan.

Untuk mempermudah persiapan acara, kita  bisa menggunakan jasa toko bunga. Dengan memanfaatkan jasa profesional dari toko bunga, misalnya yang berlokasi di Jakarta.

Perusahaan dapat memastikan bahwa karangan bunga yang dipesan memiliki kualitas yang prima dan sesuai dengan tema serta preferensi yang diinginkan Biasanya,  toko bunga Jakarta umumnya menawarkan berbagai pilihan desain dan variasi karangan bunga yang dapat disesuaikan dengan gaya dan konsep acara. Perusahaan punya banyak opsi untuk memilih karangan bunga yang paling sesuai dengan citra dan pesan yang ingin disampaikan.

6. Manfaatkan Media Sosial
Saat ini media sosial punya peran penting untuk awareness dan menjangkau lebih banyak orang, tereutama bagi mereka yang  jauh dari jangkauan perusahaan  namun punya sisi potensial yang belum terjangkau. Dengan menggunakan media sosial jadi tool yang sangat membantu  mempromosikan acara perusahaan dan menarik minat calon undangan. 

Selain itu, tim media sosial pun bisa membagikan foto dan video dari acara tersebut secara real-time.
Jangan sampai kelewat ini untuk menggunakan hashtagh yang relevan untuk acara.

Tips-tips di atas tadi akan sangat membantumu lho untuk  menyelenggarakan acara pembukaan kantor cabang baru yang sukses dan berkesan. Seperti yang sudah dibahas di atas tadi, acara ini akan menjadi kesempatan emas untuk membangun hubungan yang kuat dengan komunitas lokal dan meningkatkan brand awareness perusahaan.

O, iya. ada beberapa tips tambahan untuk mensukseskan acara ini: Promosikan juga acara ke media lokal. Jika perlu, libatkan juga para  influencer. 

Last but not least, Berikan ucapan terima kasih kepada semua orang yang telah membantu Anda menyelenggarakan acara tersebut.

 Good luck, ya.