Mengenal Alur Sistem Payroll

Sudah akhir bulan, yang dompetnya rada-rada megap-megap sebentar lagi akan menemukan hilalnyaI. Iya, hilal gajian. Bahkan ada juga kan ya, yang emang gajiannya di tanggal 20an. Hayo, ah jangan sampai numpang lewat aja. Sudah mengalokasikan budgetnya buat nabung, belum? *ngomong sama bayangan di kaca* 

Ngomongin soal gaji, (gaji, ya. Bukan gajih, karena ini artinya lemak), kalau yang pernah atau sekarang kerja di perusahaan pasti familiar deh dengan yang namanya payroll. Bagian payroll ini pastinya jadi bagian kesayangan semua karyawan hihihi… Ya iyalah. Penting banget. Di sisi lain yang bertanggung jawab dengan sistem payroll ini juga perlu kecermatan ekstra. Jangan sampai ada yang miss, terus bikin gaji yang diterima oleh karyawan jadi ga sesuai dengan seharusnya. Iya, kan? 

Sementara ini sudah jelas juga kalau setiap perusahaan harus memiliki tools lainnya dalam sistem penggajian yang sesuai dengan undang-undang ketenagakerjaan, BPJS, sampai perpajakan dalam proses perhitungannya. 

Siklus Payroll (Penggajian Dalam Perusahaan) 

HRD payroll jadi aktivitas yang siklusnya berulang setiap bulan untuk memroses data dalam sistem penggajian karyawan. Pergantian karyawan, potongan cuti (kalau ada), pinjaman, reimburse, asuransi bulanan karyawan juga jadi data penting yang diolah. Kurang lebih seperti ini urutan aktivitas yang berlangsung di bagian Payroll. Cari tau yuuuk. 

• Update File Master Payroll 

Misalnya ada anak baru alias karyawan baru atau menghapus data karyawan yang resign, kenaikan/penyesuaian gaji, dan printilan lainnya akan selalu diupdate agar nantinya nilai yang ditermia setiap karyawan memang sudah benar. 

• Update Pajak dan Pengurangan Lainnya 

Enaknya jadi karyawan perusahaan itu salah satunya ini. Ga usah pusing-pusing mikir berapa bayar pajak dan gimana bayarnya. Biarkan saja bagian payroll yang mengatur. Karyawan atau staf mah tau beres. Sementara itu staf Payroll akan mengupdate terus data atau informasi terkait pajak. Baik itu bila ada kenaikan tarif atau pengurangannya plus kalau ada tagihan lain sepeerti asuransi kesehatan dan ketenagakerjaan bulanan. 

• Validasi Absen Karyawan 

Di beberapa perusahaan yang namanya absen berpengaruh besar terhadap nominal gaji yang diterima. Berapa kali kesiangan atau bolos akan memengaruhi jumlah gaji di akhir bulan. Beberapa perusahaan akan memotong gaji karyawannya yang kesiangan, walau sedikit. Tapi ada juga perusahaan yang memberi toleransi untuk karawannya dengan kondisi tertentu. 

• Mempersiapkan Penggajian untuk Karyawan 

Nah, untuk yang satu ini ada panduan yang digunakan untuk perhitungan gaji. Pertama adalah data jam kerja yang tersedia. Kemudian informasi gaji yang diproleh dari data master payroll dan yang terakhir, orang yang bertanggung jawab mempersiapkan pembayaran gaji tidak bisa menambahkan data atau informasi baru pada file tersebut. 

• Membayar Gaji Karyawan 

Umumnya sistem pengajian sudah dilakukan otomatis dengan cara transfer ke rekening masing-masing. Namun beberapa perusahaan ada yang masih memberikan gajinya secara konvensional alias tunai. 

• Menghitung Tunjangan dan Pajak 

Hampir semua perusahaan sudah mendaftarkan staf atau karyawannya sebagai peserta jaminan social, baik ketenagakerjaan, kesehatan dan bahkan asuransi swasta. Nah, poin ini juga termasuk dalam penghitungan. 

• Bayar Pajak Penggajian dan Pengurangan Lainnya 

Tadi saya bilang soal pajak kan? Nah setelah dihitung dan dibayarkan, tugas bagian payroll berikutnya adalah membayarkan pajak yang sudah dipotong itu tadi. Termasuk juga kalau ada perhitungan lainnya yang harus dibayarkan secara kolektif. 

Kalau dikerjakan secara manual pastinya ribet dan memakan waktu. Dengan adanya sistem digital yang semakain berkembang saat ini, proses pengerjaan jadi lebih mudah dan cepat dengan mengaplikasikan Software Payroll Selain leboh efisien juga membantu proses pengerjaan jadi lebih akurat. Jangan sampai Staf Payroll jadi sosok public enemy di perusahaan karena ada kesalahan.